Organizacja czasu pracy, czyli jak znaleźć czas na wszystko?

Jak znaleźć czas na pracę, rodzinę, znajomych, realizację swoich pasji, odpoczynek oraz spełnianie marzeń? W dzisiejszym pędzącym świecie, codziennym zabieganiu i wyścigu szczurów nie jest to wcale takie łatwe, dlatego też dobra organizacja czasu pracy jest tak niezbędna. Tylko jak to robić?

Zacznij od określenia, nad czym w ogóle powinieneś pracować, czyli nad jakimi celami, zadaniami oraz priorytetami. Pomocne wskazówki, jak się do tego zabrać znajdziesz w artykule Zarządzanie czasem pracy. A gdy już stworzysz swoją listę zadań do wykonania, będziesz mógł się zabrać za szukanie czasu na zrobienie tego wszystkiego oraz za pracę nad swoją dyspozycyjnością.

Ustal harmonogram dnia

Codziennie sam twórz swój harmonogram dnia – w innym wypadku inni zrobią to za Ciebie. Prowadź kalendarz i na każdy dzień ustalaj szczegółowy plan, nie zapominając o wygospodarowaniu odpowiedniego czasu na posiłki, dla rodziny, siebie oraz na odpoczynek i sen. Nie możesz przecież pracować 24 godziny na dobę.

Aby móc w pełni zrealizować swój grafik musisz być w pracy wydajny, w przeciwnym razie nie będziesz się wyrabiał, co na pewno będzie oddziaływało z niekorzyścią na czas zaplanowany dla rodziny, znajomych, odpoczynek i dla siebie. Zatem na co zwracać uwagę przy tworzeniu harmonogramu?

Przede wszystkim każdego dnia rezerwuj czas na nieoczekiwane wydarzenia. Możesz być pewien, że zawsze wypadną jakieś nagłe sprawy lub „gaszenie pożaru”. Dzięki takiemu zabiegowi złagodzisz trochę skutki i stres powstały na skutek napinania się planu dnia. A jeśli jakimś cudem nic się nie wydarzy, będziesz miał czas na dodatkową kawę lub po prostu skończysz pracę wcześniej.

Naucz się mówić „nie”

Dyspozycyjność i umiejętność zarządzania nią jest bardzo istotna. Najważniejsze to bycie świadomym tego, że nie możesz być dostępny dla wszystkich przez cały czas. Dlatego musisz koniecznie nauczyć się odmawiać. Nie możesz spełniać wszystkich próśb oraz każdego zadowalać, gdyż szybko okaże się, że w Twoim grafiku nie znajdziesz czasu dla rodziny ani dla siebie. Jeżeli jesteś dobry w tym, co robisz, ludzie zawsze będą Cię prosić o pomoc i wsparcie, to też musisz umieć mówić „nie”, gdy uznasz to za konieczne.

Eliminuj sprawy, których nie musisz ani nie chcesz wykonywać. Może to być uczestniczenie w konferencji lub zebraniu, na którym dobrze byłoby się pokazać, ale obecność nie jest wymagana, uczestniczenie w imprezie integracyjnej czy załatwienie czyjejś sprawy, bo ładnie Cię prosił. Nie zarzucaj się zbyt dużą ilością zadań, nie musisz wykonywać wszystkiego, dla wszystkich i być wszędzie. Nie musisz być we wszystkim idealny. Po prostu czasem sobie odpuść.

Negocjuj warunki wykonania zadania, szczególnie jeśli dotyczą one obszarów zawodowych. Gdy na przykład zadzwoni kontrahent z prośbą o wysłanie dodatkowych informacji, nie rzucaj wszystkiego żeby to zrobić, chyba że tyczy się to Twojego priorytetowego zadania. Spróbuj negocjować termin realizacji zadania – może okaże się, że nie jest to takie pilne i będziesz mógł to zrobić w późniejszym terminie.

Dopytaj o szczegóły, przeprowadź z klientem krótki wywiad, aby dowiedzieć się czego dokładnie chce. Może okazać się, że nie potrzebuje standardowego dwudziesto-stronicowego raportu, a wystarczy jeden wykres czy zestawienie. Dlatego tak ważna jest komunikacja między Wami – możesz dzięki temu zaoszczędzić sporo swojego cennego czasu.

Deleguj zadania

Aby zyskać jeszcze więcej czasu, jeżeli masz tylko taką możliwość przekazuj swoje niektóre zadania na niższe poziomy. Uwierz – inni też dobrze wykonują swoją pracę – w końcu po to dla Ciebie pracują.

„Jest tylko jedna rzecz gorsza od kogoś, kto nic nie robi – ktoś, kto próbuje zrobić wszystko. Powiedz to razem ze mną: „Nie jestem w stanie zrobić wszystkiego”. Im szybciej pogodzisz się z tym bolesnym faktem, tym lepiej dla Ciebie.” Laura Stack „Superkompetencja. Sześć fundamentów, dzięki którym osiągniesz pełnię swoich możliwości”

Dobrze i szczegółowo wyszkol pracowników, wyjaśniając im wszelkie wątpliwości i zawiłości. Udzielaj im wsparcia i odpowiadaj na pytania, gdy nie będą czegoś pewni. Lepiej im wyjaśnić coś po raz kolejny niż potem naprawiać błędy – nie tylko jest to czasochłonne, ale również może spowodować lawinę kolejnych problemów. Pomimo możliwych chwilowych kłopotów warto poświęcić czas i energię na szkolenie – to inwestycja, która na pewno wkrótce się zwróci.

Eliminuj rozpraszacze

Aby móc pracować wydajnie i w wyznaczonym czasie realizować swój harmonogram należy również wyeliminować wszystko, co Cię rozprasza w czasie pracy. Niestety nie zawsze jest to możliwe, szczególnie pracując w wieloosobowym pokoju. Jest tam zawsze gwar, gra radio, ciężko wyłączyć się, aby nie słyszeć rozmów innych osób, dlatego też warto popracować nad swoim skupieniem. Więcej na temat koncentracji przeczytasz w artykule Koncentracja, czyli jak skupić uwagę na pracy i rodzinie?.

Jeżeli chcesz wykonywać obowiązki w wyznaczonym czasie i nie robić nadgodzin, postaraj się nie włączać w długie rozmowy, nie słuchać rozmów innych przez telefon i nie skupiać na grającym w tle radiu. Jest to bardzo trudne, szczególnie gdy ma się gorszy dzień (każdy przecież takie ma), ale jednak wykonalne.

A jeśli jesteś w tej komfortowej sytuacji i masz swoje biuro, w łatwy sposób unikniesz zakłóceń, choćby zamykając drzwi i zasuwając rolety. Gdy i to nie pomoże i nadal współpracownicy będą wpadać do Ciebie na niechcianą pogawędkę, po prostu wstań i zacznij kierować się w stronę drzwi. Jeśli Ty będziesz wychodził z gabinetu, odwiedzający będzie musiał zrobić to samo.

Kolejnymi rozpraszaczami i zjadaczami czasu są wszelkie komunikatory typu Facebook czy Skype bądź przychodzące smsy. Tutaj najlepszym rozwiązaniem jest wyciszenie głosu – nic się nie stanie jak wiadomość przeczytasz później. To samo dotyczy dzwoniącego telefonu. Gdy wykonujesz trudne zadanie i potrzebujesz stuprocentowego skupienia się nad nim – wyłącz całkowicie głos w telefonie. Świat się nie zawali, jeżeli będziesz przez chwilę niedostępny, przecież na pewno później oddzwonisz. Dzięki tym wszystkim zabiegom wykonasz zadanie szybciej, dokładniej i uzyskasz większą wydajność.

Dyspozycyjność

Zatem podsumowując – aby być wydajnym musisz umiejętnie określić zadania, nad którymi chcesz pracować (o czym więcej w artykule Zarządzanie czasem pracy) oraz znaleźć czas na ich realizację, czyli nauczyć się być dyspozycyjnym. Nie możesz spełniać wszystkich próśb i wykonywać wszystkich zadań samodzielnie. Nie pozwól też, aby złodzieje czasu obniżali Twoją wydajność. I pamiętaj – Twój czas w pracy jest ograniczony, nie licz na to, że się magicznie rozmnoży, dlatego twórz dla siebie na każdy dzień realistyczny harmonogram.

Artykuły powiązane: