Zarządzanie czasem pracy

Dobra organizacja pracy i zarządzanie czasem pracy, pozwoli Ci na wykonywanie większej ilości zadań w krótszym czasie oraz uzyskanie najwyższej wydajności.

Jednak nie chodzi przy tym o to, abyś przepracowywał się tyrając 24 godziny na dobę. Kluczem jest perfekcyjna organizacja, aby w jak najkrótszym czasie zrobić jak najwięcej i mieć jeszcze czas dla rodziny, znajomych oraz na odpoczynek. Przepracowując się Twoja praca jest mniej efektywna, osiągasz gorsze wyniki, jesteś mniej wydajny a nawet popadasz w depresje lub inne choroby.

Do czego dążysz w życiu?

Wiesz dlaczego ciężko pracujesz i co chcesz osiągnąć? Czy może ciężko pracujesz, żeby „to” osiągnąć, ale nie wiesz czym jest „to”? Wiesz co jest Twoim celem życiowym? A może wiedziałeś, ale jesteś tak bardzo zajęty, że już zapomniałeś o swoich marzeniach?

Jeśli tak, musisz to szybko naprawić, bo tylko wiedząc do czego dążysz będziesz potrafił skuteczniej organizować swój czas pracy oraz osiągniesz zadowalającą Cię wydajność, a co za tym idzie zyskasz więcej czasu.

Czasu na co? Na realizację swoich celów, pasji, dla rodziny, przyjaciół, na uprawianie sportu czy regenerację organizmu. Po prostu na to, co jest dla Ciebie ważne.

Zastanów się, czego możesz żałować pod koniec życia? Tego, że nie zostałeś po godzinach w pracy lub, że nie poszedłeś na ważne zebranie? Czy może że nie zrealizowałeś swoich marzeń bądź za mało czasu spędziłeś z rodziną?

Zatem koniecznie określ swoje cele.

„Musisz przejąć kontrolę nad własnym przeznaczeniem i określić swoje priorytety. Jakie pomysły są warte Twojego czasu? Co musi zostać zrobione? Kiedy zdefiniujesz swoje priorytety, Twoje cele staną się bardziej sprecyzowane. Wtedy będziesz mógł stworzyć hierarchię swoich zadań, a następnie skupić się na tych, które są najważniejsze, i odrzucić te nieistotne.” Laura Stack „Superkompetencja. Sześć fundamentów, dzięki którym osiągniesz pełnię swoich możliwości”

Więcej o tym jak określać swoje cele krótko- i długoterminowe przeczytasz w artykule Kariera zawodowa – jak zaplanować?.

Jesteś zajęty czy wydajny?

Organizację swojego czasu pracy powinieneś zacząć od organizacji zadań, które masz do wykonania danego dnia, czyli od określenia nad czym powinieneś pracować. Nad którymi zadaniami, projektami oraz celami. Określ również, które z nich są dla Ciebie w danym momencie priorytetami.

Pewnie nie raz zrobiłeś w ciągu dnia mnóstwo rzeczy, skreśliłeś z listy kilkanaście bądź kilkadziesiąt zrealizowanych punktów, biegałeś cały dzień załatwiając same pilne sprawy, a i tak wieczorem miałeś wrażenie, że dzień uciekł Ci między palcami i nie zrobiłeś niczego ważnego. Dzieje się tak z kilku powodów.

Przede wszystkim musisz lepiej określać zadania oraz priorytety nad którymi pracujesz danego dnia oraz nauczyć się rozróżniać pojęcia: „bycia zajętym” od „bycia wydajnym”. Na koniec dnia nikogo nie będzie interesowało to, że cały dzień byłeś zajęty realizacją zadań. Liczyć się będzie jedynie Twoja wydajność, czyli to, które zadania udało Ci się zrealizować.

Twórz listę zadań na każdy dzień

Wykonujesz zadania w takiej kolejności w jakiej spływają na Twoje biurko i pracujesz tak, aby odhaczyć jak najwięcej punktów ze swojej listy zadań? Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na to pytanie to znak, że powinieneś popracować nad organizacją swoich zadań oraz wydajnością.

Zabierając się za realizację poszczególnych spraw, powinieneś doskonale wiedzieć, które z nich są ważniejsze oraz które, kiedy i dlaczego powinieneś zrobić. Aby ułatwić planowanie musisz tworzyć listę zadań, dzięki temu określasz, w którym kierunku powinieneś codziennie podążać.

Zacznij od przygotowania listy wszystkich spraw, które musisz załatwić. Dokładnie sprecyzuj zadania. Nie powinny być one zbyt rozbudowane, bo będziesz odkładał ich realizację zawsze na koniec dnia, w skutek czego możesz tygodniami go w ogóle nie rozpocząć. Podświadomie wolimy skreślić ileś zrealizowanych punktów, aby zostało ich mniej, zamiast zabrać się za jeden duży, którego prawdopodobnie i tak nie skończymy tego samego dnia. Dlatego na przykład zadanie „zrobić projekt” rozdziel na kilka mniejszych: „zebrać materiały do projektu”, „wysłać zapytanie do kontrahenta”, itp..

Od czego zacząć?

Realizację zadań z listy rozpocznij od najmniejszych spraw, których wykonanie zajmie Ci kilka minut, na przykład napisanie e-maila. Następnie określ zadania, które są na dany dzień priorytetowe i zabierz się za jedno z nich. Każdego dnia wykonaj minimum jedno zadanie priorytetowe. Nawet jeśli będzie ono bardziej skomplikowane i czasochłonne od reszty zadań, a zabierzesz się za nie od samego rana, gwarantuję, że zyskasz rozpęd na cały dzień. A wieczorem będziesz miał poczucie zadowolenia z dobrze wykorzystanego dnia.

Pamiętaj również – w realizacji wyznaczonych sobie zadań na dany dzień stawiaj na jakość a nie na ilość. Wydajność to nie tylko wykonywanie swoich obowiązków. To przede wszystkim robienie odpowiednich rzeczy i bycie w tym skutecznym.

Gdy już nauczysz się wykonywać zadania szybciej i skuteczniej i nie będziesz musiał zostawać w pracy po godzinach lub brać roboty do domu, uważaj abyś nie wpadł w pułapkę – nie pozwól aby zwiększona wydajność przyczyniła się do zwiększenia liczby Twoich obowiązków. Wykorzystaj uzyskany czas wolny na realizację swoich marzeń i celów.

Eliminuj zbędne sprawy

Czy na pewno wszystkie sprawy z Twojej listy są konieczne do wykonania? Czy niektóre z nich możesz przestać robić? Wiele raportów, tabelek, wykresów, podsumowań, zebrań czy e-maili wysyłanych do kontrahentów robiona jest w firmach od lat a nikt się nie zastanawia czy one są na prawdę potrzebne. Czy ktoś z nich w ogóle korzysta? Może się okazać, że klienci czy pracownicy sąsiedniego działu nie potrzebują przekazywanych im danych i wykonujesz swoją pracę na próżno, marnujesz tylko czas i obniżasz swoją wydajność.

Dlatego przeprowadź badania wśród kontrahentów i personelu i po prostu zapytaj jak oni wykorzystują przekazywane im informacje i czy mają jakieś propozycje zmian. Jest duża szansa, że się okaże, iż z całej sterty analiz, wykresów i tabel wykorzystują jedynie 1/3 i będziesz mógł w przyszłym miesiącu na przykład znacznie skrócić swój raport.

Na takiej zasadzie eliminuj stopniowo elementy z różnych obszarów swojej pracy, bo po co wykonywać pracę, z której nikt nie korzysta. A Ty dzięki temu zyskasz sporo czasu.

Odpoczywaj!

Godziny spędzone w pracy, a w szczególności w pracy monotonnej lub przed komputerem wysysają z nas całą pozytywna energię. Dlatego koniecznie zadbaj o siebie, aby jej poziom miał szanse wzrosnąć. Świat się nie zawali, jeśli pójdziesz na spacer, poćwiczysz jogę lub weźmiesz długą kąpiel. A wręcz przeciwnie – od razu poczujesz przypływ pozytywnej energii.

Myślenie, że nie możesz wziąć urlopu, bo po powrocie nie wyrobisz się z obowiązkami jest błędne i działając w ten sposób tylko sobie szkodzisz. Odpoczywając regularnie, pozwalasz swojemu organizmowi na zregenerowanie się, dzięki czemu po powrocie do pracy masz szansę wykazać się większą wydajnością i kreatywnością.

Nie rezygnuj zatem z dwutygodniowego urlopu. Każdy z nas potrzebuje naładować baterie. Jeśli pracodawca nie pozwala Ci go wziąć, może powinieneś poszukać nowej pracy? A pakując się na wyjazd urlopowy najlepiej telefon służbowy i komputer zostaw w domu. Inaczej nie odpoczniesz w pełni. Cały czas będzie Cię korciło, aby sprawdzić połączenia i odebrać pocztę, a telefon w kieszeni nigdy nie przestanie wibrować.

Odpoczywaj, relaksuj się, spotykaj z przyjaciółmi, baw się i uprawiaj więcej seksu. Właśnie tak! Jeśli prawidłowo będziesz organizował i realizował swoją listę zadań oraz regularnie będziesz wypoczywał, Twoja wydajność w pracy wzrośnie, a co za tym idzie zyskasz więcej czasu dla rodziny i na realizację swoich pasji.

Spełniaj swoje marzenia!

Niestety często jest tak, że realizację swoich celów krótko i długoterminowych odkładamy na później. Bywa, że zostajesz w pracy po godzinach, wykonujesz inne mało ważne zadania zabierające czas bądź rozpamiętujesz godzinami problemy zawodowe zamiast pójść na wymarzony kurs, spędzić czas z rodziną, znajomymi lub zacząć wreszcie uprawiać sport. Dlaczego tak łatwo zwlekasz z realizacją swoich pragnień?

Koniecznie planuj każdy swój dzień tak, aby Twoje priorytetowe cele zawodowe i osobiste stały się Twoim głównym obiektem zainteresowania, gdyż są one odzwierciedleniem Twoich marzeń i ambicji.

Artykuły powiązane: